- Bonifico bancario e Carta di credito (Visa o Mastercard). In entrambi i casi le informazioni necessarie al pagamento sono visualizzate al termine della procedura di inserimento di un nuovo ordine e inviate per email all’indirizzo specificato all’atto della registrazione sul sito.
- Si, telefonando ai numeri indicati nella pagina contatti, raggiungibile dal collegamento presente sul sito.
- Privacy Evo è stato progettato per sistemi operativi Windows. Per utilizzare Privacy Evo su Pc Mac è necessario utilizzare un software di virtualizzazione, come ad esempio Parallels, VMware o Virtualbox.
- In Privacy Evo è presente un database contenente modelli di documenti. I modelli possono essere duplicati e modificati per creare modelli personalizzati.
- Il login è stato effettuato con un account a cui non è stato concesso l’accesso al progetto (o a più progetti) da parte del proprietario dei progetti o dall’amministratore, oppure l’account non è dello stesso tipo del progetto (locale/cloud). Un account locale può accedere solo a progetti di tipo locale e analogamente un account cloud può accedere a progetti di tipo cloud; gli account “locale/cloud” possono, invece, accedere a tutte e due le tipologie di progetto.
- L’accesso a un progetto può essere concesso/revocato dal proprietario del progetto o dall’amministratore. Per eseguire tale operazione è necessario cliccare sulla voce “Progetti locali” o “Progetti cloud” e selezionando un progetto si deve spuntare o meno la casella “Concesso” in corrispondenza dell’utente cui concedere o revocare l’accesso.
- La funzione di duplicazione dei progetti è disponibile sia per i progetti locali che per quelli cloud. Se si dispone dell’opzione “Modifica posizione progetti”, il programma permette di copiare un progetto dalla posizione cloud a quella locale, o viceversa. Senza tale opzione, il progetto verrà duplicato nella stessa posizione in cui si trova (locale o cloud).
La duplicazione di un progetto è possibile solo se si dispone di una licenza disponibile dello stesso tipo del progetto da duplicare: nel caso di licenze singole è necessario disporre di una ulteriore licenza.
Se si dispone di una licenza Consultant, che consente la creazione di illimitati progetti locali, la duplicazione è sempre possibile. In caso di licenza Consultant Cloud, la duplicazione in cloud è limitata dalla disponibilità di slot cloud liberi che, comunque, possono essere acquistati al bisogno.
- Per gestire più lingue nei progetti è necessario disporre dell’Opzione multilingue. Dalla pagina di gestione delle configurazioni, selezionare la voce “Gestione lingue locali” (per i progetti locali) o “Gestione lingue cloud” (per i progetti cloud) e aggiungere un elemento alla lista delle lingue supportate cliccando sul tasto “Nuovo elemento” della barra pulsanti e selezionando dall’elenco le lingue desiderate.
Per aggiungere una lingua al progetto, selezionare il progetto desiderato dalla pagina principale (cliccando sulla voce “Progetti locali” o “Progetti cloud”) e, in modalità modifica, selezionare la lingua dalla lista presente nella finestra “Lingue gestite nel progetto”.
- Per tutte le tipologie di soggetti presenti nella sezione "Soggetti" (ad esempio Titolare e referenti privacy, Responsabili) che prevedono la nomina di persone autorizzate, nella scheda del soggetto referente è presente la sotto-scheda "Persone autorizzate", dove inserire le relative informazioni.
Se nelle Opzioni non è spuntata la voce "Soggetto autorizzati organizzati gerarchicamente" (condizione di default), la scheda "Persone autorizzate" sarà presente nella sezione "Soggetti" (sotto quella del "Titolare e referente privacy"). Quando ci si trova in questo caso, nell'aggiungere un soggetto autorizzato, il programma mostrerà una finestra in cui indicare, oltre al nome e cognome del soggetto autorizzato, anche il soggetto conferente l'incarico.
Dopo che verrà creata la scheda del soggetto autorizzato sarà possibile inserire tutte le altre informazioni, compilando i campi presenti nelle varie schede ("Mansioni", "Dati generali", "Dati aziendali", "Altre informazioni).
- Nella scheda “Altre informazioni” possono essere inseriti i dati di contatto, ad esempio numero di telefono/cellulare/fax, email, id Skype e altre informazioni quali Partita IVA, Codice Fiscale o Codice Destinatario.
- Per modificare il logo societario è sufficiente utilizzare il pulsante “Modifica elemento” nella barra degli strumenti della sezione “Dati generali attività”, cliccare sul pulsante “Logo” della barra strumenti e scegliere la voce “Aggiungi/modifica logo” oppure “Rimuovi logo”. In modalità modifica è possibile ottenere lo stesso risultato facendo doppio clic sul rettangolo del logo visualizzato sullo schermo.
- Il programma permette di inserire più sedi dello stesso tipo utilizzando il campo “Nome breve” come elemento distintivo. In questo modo è possibile gestire facilmente aziende strutturate con diverse sedi o stabilimenti localizzati in aree diverse.
- La scheda “Titolare e referenti privacy” è dedicata esclusivamente al titolare del trattamento, che coincide con l’organizzazione per la quale è stato creato il progetto, e ai referenti privacy (se presenti nell’organigramma del titolare stesso), persone autorizzate alle sue dirette dipendenze che hanno compiti di coordinamento di altri autorizzati al trattamento.
Nella scheda “Titolari”, invece, devono essere inseriti i nominativi degli altri titolari (esterni) che assegnano il ruolo di Responsabile del trattamento all’organizzazione per la quale è stato creato il progetto.
In sostanza, lo stesso soggetto rivestirà il doppio ruolo di titolare per i trattamenti relativi alla propria organizzazione e, se del caso, di responsabile per i trattamenti affidati dagli altri titolari.
- Le informazioni sui modelli di documento utilizzati per la generazione della documentazione sono esposte nella scheda “Modelli di documento” presente nelle sezioni del programma che prevedono una produzione documentale. Ad esempio, per le nomine dei soggetti autorizzati, è sufficiente cliccare sulla scheda “Persone autorizzate” e poi sulla scheda “Modelli di documento” nella sezione del soggetto nominante (Titolare o Responsabile).
In modo analogo, nella scheda “Modelli di documento” della sezione “Responsabili” sono collocati i modelli utilizzati per la nomina del Responsabile, per l’autorizzazione alla nomina dei sub-responsabili e per l’elenco delle persone autorizzate.
I modelli di documento per i “Documenti generali” sono selezionabili nella sezione “Dati generali dell’attività” della “Pagina dei dati del progetto”.
- Le tabelle predefinite contengono informazioni necessarie per il corretto funzionamento del programma; il software attinge da queste per consentire una corretta compilazione delle maschere di inserimento delle informazioni, come ad esempio per finalità, basi giuridiche, tipologia di dati trattati, ecc.
Anche i modelli di documento sono una forma di tabelle predefinite, contenenti le informazioni necessarie perché la documentazione generata sia conforme alla normativa vigente. Ogni modifica alle tabelle è segnalata dal programma perché di fatto è una modifica delle impostazioni ed è quindi richiesto il loro ripristino. L’utente può decidere se annullare tale operazione e se disabilitare l’avviso di ripristino.
Per questo motivo è auspicabile effettuare le modifiche ritenute opportune solo sulla copia dei modelli predefiniti, poiché tali copie non sono coinvolte nei controlli di conformità e quindi non subiranno ripristini involontari.
- I modelli di documento predefiniti si trovano nella scheda “Modelli di Documento” della “Pagina delle tabelle predefinite”. Le modifiche apportate possono essere valide a livello di utente (o globale) o a livello di progetto. Nel primo caso, i documenti personalizzati saranno disponibili per tutti i progetti di proprietà dell’utente, nel secondo caso saranno applicate solo al progetto che risulta attivo in quel momento e non risulteranno selezionabili per altri progetti. È possibile trasferire le impostazioni globali alle impostazioni a livello di progetto e viceversa.
Inoltre, le modifiche potranno riferirsi alle impostazioni locali (progetti locali) o cloud (progetti cloud) a seconda della configurazione delle licenze.
- Per impostare un modello di documento personalizzato come predefinito, cioè quello che il programma applicherà come default nelle relative sezioni, è necessario selezionare il modello di documento desiderato dalla lista presente nella “Tabella modelli di documento” e cliccare sull’icona presente nel campo di testo “Modello predefinito”.
- Prima di ogni modifica ai modelli di documento è consigliabile duplicare il modello su cui si vuole intervenire ed effettuare le modifiche sulla copia generata. Si consiglia, inoltre, di cambiare il nome e il codice del nuovo modello in modo che sia riconoscibile nella successiva fase di associazione del modello alla relativa categoria di appartenenza (nomine, registri, rapporti analisi dei rischi, ecc.).
Per procedere con la modifica, nella “Pagina delle tabelle predefinite” aprire la voce “Impostazioni generali utente”, poi aprire la voce “Impostazioni locali” (o cloud), cliccare sulla voce “Documento” e poi su “Modelli di Documento”. Il programma visualizzerà i modelli predefiniti per ogni sezione (ad esempio, Mansionari, Registri attività dei trattamenti, DPIA, Analisi dei Rischi, ecc.): per entrare in modalità modifica è sufficiente fare doppio clic sul nome del modello o cliccare sul relativo tasto della barra dei pulsanti.
- Ogni volta che si genera un documento (con relativo numero di versione, revisione e data) in modalità con tracciamento, il programma chiede di impostare la collocazione dell’archivio documentale selezionabile tra Local (cartella sul PC locale), Network (cartella sulla rete locale) oppure Cloud (spazio cloud dell’account). Nel primo caso i documenti sono generati su una cartella dell’applicazione sul PC locale, nel secondo caso su una cartella della rete locale opportunamente configurata, nel terzo caso su una cartella dello spazio cloud disponibile con la licenza. Ogni documento generato con la modalità “tracciamento” viene aggiunto alla lista dei documenti visibile nella scheda “Documenti” della relativa area del programma.
- I documenti generati di volta in volta nella “Pagina di gestione dei documenti” in modalità “con tracciamento” sono elencati nella scheda “Documenti” relativa alla sezione cui i documenti si riferiscono. Ad esempio, la documentazione riferita ai trattamenti (registri, informative e raccolte del consenso) sarà reperibile in “Pagina dei dati di progetto -> Trattamenti -> Documenti”; oppure, la documentazione degli eventi formativi si troverà in “Pagina degli strumenti di gestione -> Eventi formativi -> Documenti”. O ancora, “Pagina dai dati di progetto -> DPIA -> Documenti” per le analisi di valutazione di impatto.
- Per effettuare il download e stampare i documenti generati in modalità “con tracciamento” è sufficiente selezionare la scheda “Documenti” relativa alla sezione cui i documenti si riferiscono e cliccare sull’icona di download. Lo stesso risultato si ottiene cliccando sull’icona di download nella sezione di stampa dei documenti presente nelle sezioni della “Pagina di gestione dei documenti” ma, in questo caso, sarà scaricato solo l’ultimo documento generato.
- Dal menu “Strumenti” selezionare la voce “Opzioni” e poi la scheda “Repository documentale”. Il programma visualizzerà una schermata con le impostazioni relative alle posizioni dei documenti generati: per la modalità Network verrà mostrato lo stato attuale e il percorso della cartella di rete. I valori possibili sono: “Valid” nel caso di impostazione corretta, “Undefined” nel caso in cui sia stato possibile impostare il parametro corretto.
- Per impostare o cambiare la cartella condivisa su rete locale, nella schermata delle impostazioni del “Repository documentale” del menu “Opzioni” cliccare sui tre puntini presenti nel campo “Stato” e, nella finestra che sarà visualizzata, cliccare sull’opzione “Cartella su un altro PC della rete” e poi sul pulsante “Riconfigura configurazione”. Successivamente sarà necessario inserire il nome del nuovo PC nella rete locale e cliccare su “Verifica”: se verrà trovato una cartella condivisa denominata “Privacy Evo Files” con accesso all’utente “Everyone”, il programma la imposterà come nuovo percorso per i documenti di stampa.
- La stampa dei documenti generali si effettua dalla sezione “Documenti generali” della “Pagina di gestione dei documenti”. Se si utilizza la stampa con tracciamento, i relativi documenti sono disponibili nella sezione “Dati generali dell’attività -> Documenti” presente nella “Pagina dei dati del progetto”.
- In genere, la lista dei documenti da generare viene aggiornata automaticamente in base alle attività eseguite nella “Pagina dei dati degli elementi”: ad esempio, se si aggiunge un soggetto autorizzato e questi risulta valido insieme al soggetto referente, sarà aggiunto un elemento per generare le relative stampe di nomina/revoca. A volte, però, è necessario procedere con l’aggiornamento della mappa degli elementi utilizzando l’apposito comando nella barra dei pulsanti.
Se nel progetto non esiste alcun elemento nell’insieme a cui si riferisce la sezione di stampa, la relativa sezione risulterà vuota. Ad esempio, se nel progetto non sono previsti soggetti con il ruolo di RPD (o DPO), oppure se non è stata effettuata una DPIA o una analisi dei rischi con relativo piano di trattamento, le relative sezioni di generazione dei documenti non conterranno alcun elemento.
- Nel caso di stampa con tracciamento, se il documento che si vuole generare contiene degli errori significa che l’oggetto a cui si riferisce non ha superato la validazione nella relativa sezione del programma. In questo caso è necessario ritornare nella sezione di riferimento e correggere gli errori segnalati dal programma che causano la mancata validazione dell’elemento. Questo stato è gestito dal programma solo nel caso di generazione con tracciamento.
- Se un documento da generare si trova in questo stato significa che sono state effettuate delle modifiche nei dati dell’oggetto cui la stampa si riferisce, oppure quando sono stati corretti gli errori che ne causavano la mancata generazione. Questo stato è gestito dal programma solo nel caso di generazione con tracciamento.
- Per i soggetti autorizzati, i documenti di nomina/revoca sono elencati nelle schede “Ruoli -> Persone autorizzate -> Selezione per strutture -> Documenti” oppure “Ruoli -> Persone autorizzate -> Selezione per soggetto -> Documenti”. Se uno stesso soggetto è presente in ambedue le sezioni, i documenti saranno disponibili solo nella scheda “Selezione per soggetto -> Documenti”.
- Un utente aggiuntivo permette di effettuare il login al programma e accedere potenzialmente a tutti i progetti presenti nell’account. Sia l’accesso ai progetti che i permessi utente sono assegnati e gestiti in piena autonomia dall’amministratore del programma.
Un utente esterno cloud, invece, permette di accedere da remoto a un singolo progetto cloud (non è previsto l’accesso a progetti locali con questo tipo di utente) configurato in fase di creazione dell’utente stesso, tramite una procedura semplificata e senza che l’utente remoto disponga di una licenza. Anche in questo caso i permessi utente sono assegnati e gestiti in piena autonomia dall’amministratore del programma.
Sia gli utenti aggiuntivi che quelli esterni cloud sono configurabili esclusivamente dall’amministratore del programma.
- Ogni licenza dispone di un numero di utenti che possono accedere al programma: se tutti gli utenti sono stati configurati e ne sono necessari altri, è possibile acquistarli come opzione utente aggiuntivo.
Se la licenza consente l’accesso a progetti cloud, è possibile acquistare, sempre come opzione, utenti esterni cloud da configurare per l’accesso a singoli progetti cloud.
- Dopo avere creato un utente di tipo esperto ed avergli assegnato i permessi per la gestione degli elementi del progetto di sua competenza (operazioni riservate all’amministratore), è necessario andare nella pagina iniziale e poi sulla voce “Progetti locali” (o “Progetti cloud”), fare doppio clic sul progetto a cui dovrà accedere l’utente creato e poi fare clic sulla casella di selezione in corrispondenza del nome utente nella scheda “Accesso concesso a:”. Infine, per confermare, cliccare su “Salva e termina la modifica”.
L’accesso a un progetto può essere concesso anche dal proprietario del progetto stesso, mentre i permessi concessi all’utente sono gestiti solo dall’amministratore del programma.
Nota. Questa operazione dovrà essere ripetuta per ogni progetto a cui dovrà accedere l’utente.
- La data presente nei documenti di stampa è un parametro modificabile sia dalle impostazioni di progetto (in modo che sia uguale per tutti i documenti generati) impostandola nel campo "Data corrente" della scheda "Generale", sia dalla pagina di gestione dei documenti, modificando al volo la data nella relativa riga del documento da stampare. Per aggiornare la data dei documenti già presenti nella lista è sufficiente cliccare sul pulsante di aggiornamento della mappa dei documenti presente nella barra dei pulsanti in "Pagina di gestione dei documenti".
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